30. De onderneming moet de procedures beschrijven die zij heeft om negatieve effecten op personen onder haar personeel die verband houden met de onderneming te verbeteren of bij te dragen aan de verbetering daarvan, evenals de kanalen die beschikbaar zijn voor personen onder haar personeel om hun bezorgdheid te uiten en te laten onderzoeken.

31. Het doel van deze informatieverplichting is inzicht te verschaffen in de formele middelen waarmee de werknemers van de onderneming hun zorgen en behoeften rechtstreeks aan de onderneming kunnen meedelen en/of waarmee de onderneming de beschikbaarheid van dergelijke kanalen (bijvoorbeeld klachtenmechanismen) op de werkplek ondersteunt, en hoe samen met de betrokken personen follow-upmaatregelen worden genomen met betrekking tot de aan de orde gestelde problemen en de doeltreffendheid van deze kanalen.

32. De onderneming beschrijft de procedures waarmee de in paragraaf 2 van het deel "Doel" genoemde aspecten worden behandeld, door de volgende informatie te verstrekken:

33. De onderneming geeft aan of en hoe zij vaststelt dat haar werknemers deze structuren of procedures kennen en vertrouwen om hun zorgen of behoeften kenbaar te maken en te laten onderzoeken. Bovendien geeft de onderneming aan of zij over concepten beschikt om personen die hiervan gebruikmaken, met inbegrip van werknemersvertegenwoordigers, te beschermen tegen represailles. Indien dergelijke informatie is verstrekt in het kader van ESRS G1-1, kan de onderneming naar deze informatie verwijzen.

34. Als het bedrijf de hierboven genoemde vereiste informatie niet kan verstrekken omdat het geen kanaal voor het melden van zorgen heeft opgezet en/of de beschikbaarheid van een dergelijk kanaal op de werkplek van zijn werknemers niet ondersteunt, moet het dit aangeven. Het kan een tijdschema aangeven waarbinnen het van plan is een dergelijk kanaal in te voeren.

AR 27. Bij het voldoen aan de informatievereisten ESRS S1-3 kan het bedrijf zich baseren op de inhoud van de leidende beginselen van de Verenigde Naties voor bedrijfsleven en mensenrechten en de OESO-richtlijnen voor het nakomen van de zorgplicht voor verantwoord ondernemen, die zich richten op herstelmaatregelen en klachtenmechanismen.

AR 28. Kanalen waarlangs bezorgdheden of behoeften kunnen worden geuit, zijn onder meer klachtenmechanismen, hotlines, vakbonden (waarbij werknemers zijn aangesloten bij een vakbond), ondernemingsraden, dialoogprocessen of andere middelen waarmee de werknemers van de onderneming of werknemersvertegenwoordigers bezorgdheden of behoeften kunnen uiten met betrekking tot effecten die de onderneming moet aanpakken. Dit kan zowel kanalen omvatten die rechtstreeks door het bedrijf worden aangeboden, als kanalen die worden aangeboden door andere bedrijven waar de werknemers van het bedrijf werkzaam zijn, naast andere mechanismen die een bedrijf kan gebruiken om inzicht te krijgen in het beheer van de effecten op zijn werknemers, zoals audits van de naleving van de regelgeving. Als het bedrijf zich uitsluitend baseert op informatie over het bestaan van dergelijke kanalen die door zijn zakelijke relaties worden aangeboden om aan deze vereiste te voldoen, kan het dit vermelden.

AR 29. Mechanismen van derden kunnen mechanismen zijn die worden beheerd door de overheid, ngo's, brancheorganisaties en andere samenwerkingsinitiatieven. Het bedrijf kan aangeven of deze toegankelijk zijn voor al zijn werknemers (of voor de werknemersvertegenwoordigers of, bij afwezigheid daarvan, personen of organisaties die namens hen optreden of die op een andere manier kennis hebben van de negatieve effecten).

AR 30. Het bedrijf moet voor elk significant effect nagaan of en hoe mogelijk getroffen personen onder zijn werknemers en hun werknemersvertegenwoordigers toegang hebben tot kanalen op het niveau van het bedrijf waar zij werkzaam zijn of waarmee zij een contract voor het verrichten van werkzaamheden hebben gesloten. Relevante kanalen kunnen hotlines, vakbonden (indien personen onder het personeel zijn aangesloten bij een vakbond), ondernemingsraden of andere klachtenmechanismen zijn die door de betreffende onderneming of een derde partij worden beheerd.

AR 31. Wanneer de onderneming aangeeft in hoeverre zij weet dat personen onder haar werknemers deze kanalen kennen en vertrouwen, kan de onderneming relevante en betrouwbare gegevens verstrekken over de doeltreffendheid van deze kanalen vanuit het perspectief van de betrokken personen. Voorbeelden van informatiebronnen zijn enquêtes onder personen onder de werknemers van de onderneming die gebruik hebben gemaakt van dergelijke kanalen, en over hun tevredenheid over de procedure en de resultaten.

AR 32. Bij het beschrijven van de effectiviteit van de kanalen waarlangs werknemers van het bedrijf en werknemersvertegenwoordigers hun bezorgdheid kunnen uiten, kan het bedrijf zich laten leiden door de volgende vragen, op basis van de "effectiviteitscriteria voor buitengerechtelijke klachtenprocedures" overeenkomstig de leidende principes van de Verenigde Naties voor bedrijfsleven en mensenrechten (met name principe 31). De onderstaande overwegingen kunnen worden toegepast op afzonderlijke kanalen of op een collectief systeem van kanalen:

Regelmatige feedbackbijeenkomsten bieden onze medewerkers een waardevolle gelegenheid om hun ideeën, zorgen en suggesties voor verbetering openlijk te delen. We bevorderen een bedrijfscultuur waarin alle medewerkers worden aangemoedigd om problematische zakelijke praktijken en wangedrag aan te kaarten. Om dit proces te ondersteunen, hebben we een klokkenluidersinstrument ingevoerd dat fungeert als een vroegtijdig waarschuwingssysteem en medewerkers in staat stelt om ernstig wangedrag – zoals onethisch, illegaal of corrupt gedrag – in een vroeg stadium te melden. Daarnaast informeren we onze medewerkers regelmatig via e-learningmodules, interne richtlijnen en updates over de bestaande meldingsprocedures en laten we zien hoe ze deze in geval van nood effectief kunnen gebruiken.