25. De onderneming moet de procedures beschrijven die zij hanteert om negatieve effecten op betrokken gemeenschappen die verband houden met de onderneming te verbeteren of bij te dragen aan de verbetering daarvan, evenals de kanalen die de betrokken gemeenschappen ter beschikking staan om hun bezorgdheid te uiten en te laten onderzoeken.

26. Het doel van deze informatieverplichting is inzicht te verschaffen in de formele middelen waarmee betrokken gemeenschappen hun zorgen en behoeften rechtstreeks aan de onderneming kunnen meedelen en/of waarmee de onderneming de beschikbaarheid van dergelijke kanalen (bijv. klachtenmechanismen) op de werkplek van haar eigen werknemers ondersteunt, en hoe samen met deze werknemers follow-upmaatregelen worden genomen met betrekking tot de gemelde problemen en de doeltreffendheid van deze kanalen.

27. De onderneming legt het volgende uit:

28. De onderneming geeft aan of en hoe zij vaststelt dat de betrokken gemeenschappen deze structuren of procedures kennen en vertrouwen om hun zorgen of behoeften kenbaar te maken en te laten onderzoeken. Bovendien geeft de onderneming aan of zij over concepten beschikt om personen tegen vergeldingsmaatregelen te beschermen. Indien dergelijke informatie in het kader van ESRS G1-1 is verstrekt, kan de onderneming naar deze informatie verwijzen.

29. Als de onderneming de hierboven genoemde vereiste informatie niet kan verstrekken omdat zij geen kanaal voor het melden van zorgen heeft ingesteld en/of de beschikbaarheid van een dergelijk kanaal in het kader van haar zakelijke relaties niet ondersteunt, geeft zij dit aan. Zij kan een termijn aangeven waarbinnen zij voornemens is dergelijke kanalen of procedures in te voeren.

AR 17. Bij het voldoen aan de informatievereisten van ESRS S3-3 kan het bedrijf zich baseren op de inhoud van de richtlijnen van de Verenigde Naties voor bedrijfsleven en mensenrechten en de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen, die zich richten op herstelmaatregelen en klachtenmechanismen.

AR 18. Kanalen waarlangs bezorgdheden of behoeften kunnen worden geuit, omvatten klachtenmechanismen, hotlines, dialoogprocessen of andere middelen waarmee betrokken gemeenschappen of hun wettelijke vertegenwoordigers bezorgdheden of behoeften kunnen uiten met betrekking tot effecten die de onderneming moet aanpakken. Dit kan kanalen omvatten die rechtstreeks door de onderneming worden aangeboden, naast andere mechanismen die de onderneming kan gebruiken om inzicht te krijgen in het beheer van de effecten op de gemeenschappen, zoals audits op naleving van de regelgeving. Als de onderneming zich uitsluitend baseert op informatie over het bestaan van dergelijke kanalen die door haar zakelijke relaties worden aangeboden om aan deze vereiste te voldoen, kan zij dit vermelden.

AR 19. Om meer inzicht te krijgen in de informatie die onder ESRS S3-3 valt, kan het bedrijf toelichten of en hoe gemeenschappen die mogelijk worden beïnvloed, met betrekking tot elke significante impact toegang hebben tot kanalen op het niveau van het bedrijf waarvan zij worden beïnvloed. Relevante inzichten omvatten informatie over de vraag of de betrokken gemeenschappen toegang hebben tot kanalen in een taal die zij begrijpen en of zij zijn geraadpleegd bij het ontwerpen van dergelijke kanalen.

AR 20. Mechanismen van derden kunnen mechanismen zijn die worden beheerd door de overheid, ngo's, brancheorganisaties en andere samenwerkingsinitiatieven. De onderneming kan aangeven of deze toegankelijk zijn voor alle gemeenschappen die mogelijk of daadwerkelijk worden getroffen door significante effecten van de onderneming, of voor personen of organisaties die namens hen optreden of die op een andere manier op de hoogte zijn van de negatieve effecten.

AR 21. Met betrekking tot de bescherming van personen die gebruikmaken van de mechanismen tegen represailles, kan de onderneming beschrijven of zij klachten vertrouwelijk behandelt en de rechten op privacy en gegevensbescherming eerbiedigt, en of de mechanismen anoniem kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld door vertegenwoordiging door een derde partij).

AR 22. Bij het vermelden van procedures in verband met het bieden en mogelijk maken van corrigerende maatregelen voor inheemse volkeren, omvat de relevante informatie of en hoe het bedrijf rekening heeft gehouden met hun gewoonten, tradities, regels en rechtssystemen.

AR 23. Wanneer het bedrijf aangeeft in hoeverre het weet dat de betrokken gemeenschappen deze kanalen kennen en vertrouwen, kan het bedrijf relevante en betrouwbare gegevens verstrekken over de effectiviteit van deze kanalen vanuit het perspectief van de betrokken gemeenschappen. Voorbeelden van informatiebronnen zijn enquêtes onder leden van gemeenschappen die gebruik hebben gemaakt van dergelijke kanalen en over hun tevredenheid over de procedure en de resultaten.

AR 24. Bij het beschrijven van de effectiviteit van de kanalen waarlangs betrokken gemeenschappen hun bezorgdheid kunnen uiten, kan het bedrijf zich baseren op de volgende vragen, op basis van de "effectiviteitscriteria voor buitengerechtelijke klachtenprocedures" overeenkomstig de leidende beginselen van de Verenigde Naties inzake bedrijfsleven en mensenrechten (met name beginsel 31). De onderstaande overwegingen kunnen worden toegepast op afzonderlijke kanalen of op een collectief systeem van kanalen:

We zetten ons actief in om ons vermogen te verbeteren om negatieve effecten op gemeenschappen die door onze activiteiten worden beïnvloed, te identificeren en te verzachten. Door uitwisselingen met lokale contactpersonen kunnen we regelmatig feedback en klachten verzamelen op het niveau van de betreffende locaties, met name tijdens de uitvoering van projecten. Hiervoor gebruiken we verschillende methoden, zoals openbare informatiebijeenkomsten, open forums en brievenbussen, om zorgen continu te registreren en te verwerken. Bovendien biedt onze klokkenluidershotline alle betrokkenen de mogelijkheid om vertrouwelijk ongepast of illegaal gedrag te melden. Meer informatie over onze hotline en de bescherming van klokkenluiders tegen represailles vindt u in hoofdstuk G1.

Voor verschillende markten hebben we op maat gemaakte oplossingen ontwikkeld om bezorgdheden van lokale gemeenschappen aan te pakken en indien nodig te verhelpen. Met name in gevallen waarin vissers nadelige gevolgen ondervonden van de bouw en exploitatie van onze installaties, hebben we maatregelen genomen om een passende compensatie te bieden. In de toekomst zal ons streven om een uniforme standaard voor feedback en klachtenbeheer van gemeenschappen vast te stellen, bijdragen aan het versterken en systematiseren van onze processen voor het ontvangen, behandelen en oplossen van klachten en het bieden van corrigerende maatregelen.