25. De onderneming moet de procedures beschrijven die zij hanteert om negatieve effecten op werknemers in de waardeketen die verband houden met de onderneming te verbeteren of bij te dragen aan de verbetering daarvan, evenals de kanalen die ter beschikking staan van werknemers in de waardeketen om hun bezorgdheid te uiten en te laten onderzoeken.

26. Het doel van deze informatieverplichting is inzicht te verschaffen in de formele middelen waarmee werknemers in de waardeketen hun zorgen en behoeften rechtstreeks aan de onderneming kunnen melden en/of waarmee de onderneming de beschikbaarheid van dergelijke kanalen (bijv. klachtenmechanismen) op de werkplek van de werknemers in de waardeketen ondersteunt, en hoe samen met deze werknemers follow-upmaatregelen worden genomen met betrekking tot gemelde problemen en de effectiviteit van deze kanalen.

27. Het bedrijf legt het volgende uit:

28. Het bedrijf geeft aan of en hoe het vaststelt dat de werknemers in de waardeketen deze structuren of procedures kennen en vertrouwen om hun zorgen of behoeften te melden en te laten onderzoeken. Bovendien geeft het bedrijf aan of het over concepten beschikt om personen tegen vergeldingsmaatregelen te beschermen. Indien dergelijke informatie in het kader van ESRS G1-1 is verstrekt, kan het bedrijf naar deze informatie verwijzen.

29. Als het bedrijf de bovenstaande vereiste informatie niet kan verstrekken omdat het geen kanaal voor het melden van zorgen heeft opgezet en/of de beschikbaarheid van een dergelijk kanaal op de werkplek van de werknemers in de waardeketen niet ondersteunt, geeft het dit aan. Het kan een tijdschema aangeven waarbinnen het van plan is dergelijke kanalen of procedures in te voeren.

AR 21. Bij het voldoen aan de rapportagevereisten ESRS S2-3 kan het bedrijf zich baseren op de inhoud van de richtlijnen van de Verenigde Naties voor bedrijfsleven en mensenrechten en de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen, die zich richten op herstelmaatregelen en klachtenmechanismen.

AR 22. Kanalen waarlangs bezorgdheden of behoeften kunnen worden geuit, zijn onder meer klachtenmechanismen, hotlines, vakbonden (waar de werknemers zijn aangesloten), dialoogprocessen of andere middelen waarmee werknemers in de waardeketen of hun wettelijke vertegenwoordigers bezorgdheden of behoeften kunnen uiten met betrekking tot effecten die de onderneming moet aanpakken. Dit kan zowel kanalen omvatten die rechtstreeks door het bedrijf worden aangeboden, als kanalen die worden aangeboden door andere bedrijven waar werknemers in de waardeketen werkzaam zijn, naast andere mechanismen die het bedrijf kan gebruiken om inzicht te krijgen in het beheer van de effecten op werknemers, zoals nalevingsaudits. Als de onderneming zich uitsluitend baseert op informatie over het bestaan van dergelijke kanalen die door haar zakelijke relaties worden aangeboden om aan deze vereiste te voldoen, kan zij dit vermelden.

AR 23. Om meer inzicht te krijgen in de informatie die onder de rapportageverplichting van ESRS S2-3 valt, kan de onderneming toelichten of en in hoeverre werknemers in de waardeketen die mogelijk worden beïnvloed, toegang hebben tot kanalen op het niveau van de onderneming waarvoor zij werken of waarvoor zij contractueel overeengekomen werkzaamheden verrichten, met betrekking tot elk materieel effect.

AR 24. Mechanismen van derden kunnen mechanismen zijn die worden beheerd door de overheid, ngo's, brancheorganisaties en andere samenwerkingsinitiatieven. De onderneming kan aangeven of deze toegankelijk zijn voor alle werknemers die mogelijk of daadwerkelijk worden getroffen door materiële effecten van de onderneming, of voor personen of organisaties die namens hen optreden of die op een andere manier kennis hebben van de negatieve effecten.

AR 25. Met betrekking tot de bescherming van personen die gebruikmaken van de mechanismen tegen vergeldingsmaatregelen, kan het bedrijf beschrijven of het klachten vertrouwelijk behandelt en de rechten op privacy en gegevensbescherming eerbiedigt, en of het werknemers in staat stelt om anoniem gebruik te maken van de mechanismen (bijvoorbeeld door vertegenwoordiging door een derde partij).

AR 26. Als het bedrijf aangeeft in hoeverre het weet dat de werknemers in de waardeketen deze kanalen kennen en vertrouwen, kan het bedrijf relevante en betrouwbare gegevens verstrekken over de effectiviteit van deze kanalen vanuit het perspectief van de werknemers in de waardeketen. Voorbeelden van informatiebronnen zijn enquêtes onder werknemers die gebruik hebben gemaakt van dergelijke kanalen en over hun tevredenheid over de procedure en de resultaten.

AR 27. Bij het beschrijven van de effectiviteit van de kanalen waarlangs werknemers in de waardeketen hun bezorgdheid kunnen uiten, kan het bedrijf zich baseren op de volgende vragen, op basis van de "effectiviteitscriteria voor buitengerechtelijke klachtenprocedures" overeenkomstig de leidende principes van de Verenigde Naties voor bedrijfsleven en mensenrechten, in het bijzonder principe 31. De onderstaande overwegingen kunnen worden toegepast op afzonderlijke kanalen of op een collectief systeem van kanalen:

In 2017 hebben we een online klokkenluiderssysteem geïntroduceerd waarmee onze medewerkers, klanten, leveranciers en andere derden wereldwijd hun bezorgdheid kunnen uiten. Via dit platform kunnen problemen zoals corruptie, omkoping, schendingen van mensenrechten en twijfelachtige arbeidsomstandigheden, belangenconflicten, schendingen van het mededingingsrecht en andere relevante wetsovertredingen worden gemeld. Het klokkenluidersysteem is toegankelijk via onze website, zodat meldingen anoniem kunnen worden gedaan. Zodra een melding binnenkomt, onderzoekt een team van juridische experts het incident en stuurt het indien nodig door naar de verantwoordelijke compliance-functionarissen. De anonimiteit van de meldingsfunctie zorgt ervoor dat individuen zich kunnen uitspreken zonder bang te hoeven zijn voor represailles.