ESRS-norm
ESRS-norm
25. De onderneming moet haar algemene procedures vermelden voor het betrekken van haar eigen werknemers en werknemersvertegenwoordigers bij feitelijke en potentiële gevolgen voor het personeel van de onderneming.
26. Het doel van deze informatieverplichting is inzicht te verschaffen in de wijze waarop de onderneming haar eigen werknemers en werknemersvertegenwoordigers betrekt bij haar lopende procedure voor het nakomen van haar zorgplicht met betrekking tot wezenlijke feitelijke en potentiële positieve en/of negatieve gevolgen waarmee zij te maken hebben of waarschijnlijk te maken zullen krijgen, en in hoeverre de standpunten van de werknemers van de onderneming worden meegenomen in de besluitvormingsprocessen van de onderneming.
27. De onderneming geeft aan of en in hoeverre de standpunten van haar eigen werknemers worden meegenomen in haar beslissingen of activiteiten om de feitelijke en potentiële effecten op haar eigen werknemers aan te pakken. Dit omvat, indien van toepassing, een toelichting op de volgende punten:
a) of de werknemers van de onderneming rechtstreeks worden betrokken of dat werknemersvertegenwoordigers worden betrokken,
b) de fase(n) waarin de betrokkenheid plaatsvindt, alsmede de aard en frequentie van de betrokkenheid,
c) de functie en de hoogste positie binnen de onderneming die operationeel verantwoordelijk is voor de betrokkenheid en ervoor zorgt dat de resultaten worden meegenomen in het bedrijfsconcept,
d) een algemene kaderovereenkomst of andere overeenkomsten die de onderneming met werknemersvertegenwoordigers heeft gesloten in verband met de eerbiediging van de mensenrechten van de werknemers van de onderneming, met inbegrip van een toelichting over de wijze waarop de overeenkomst de onderneming in staat stelt inzicht te krijgen in de standpunten van haar eigen werknemers, en
e) de wijze waarop de onderneming de effectiviteit van haar samenwerking met haar eigen werknemers beoordeelt, inclusief eventuele overeenkomsten of resultaten die daaruit voortvloeien.
Zie AR 19 - AR 23 voor toepassingsvereisten
28. Indien van toepassing geeft het bedrijf aan welke stappen het neemt om inzicht te krijgen in de standpunten van zijn werknemers die bijzonder kwetsbaar zijn voor effecten en/of gemarginaliseerd kunnen zijn (bijv. vrouwen, migranten, mensen met een handicap).
29. Als het bedrijf de bovengenoemde vereiste informatie niet kan verstrekken omdat het geen algemene procedure heeft voor samenwerking met zijn werknemers, moet het dit vermelden. Het kan een termijn aangeven waarbinnen het van plan is een dergelijke procedure in te voeren.
Toepassingsvereisten (AR)
Toepassingsvereisten (AR)
AR 18. Bij de beschrijving van de functie of rol die de operationele verantwoordelijkheid voor een dergelijk engagement en/of de uiteindelijke verantwoordingsplicht draagt, kan de onderneming aangeven of het om een specifieke rol of functie gaat of om een onderdeel van een bredere rol of functie, en of er capaciteitsopbouwende maatregelen zijn aangeboden om het personeel te ondersteunen bij het engagement. Als er geen dergelijke functie of rol bestaat, kan dit worden vermeld. Aan deze informatieverplichting kan ook worden voldaan door te verwijzen naar de informatie die is verstrekt overeenkomstig ESRS 2 GOV-1 De rol van de bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen.
AR 19. Bij het opstellen van de informatie overeenkomstig lid 27, onder b) en c), kan rekening worden gehouden met de volgende voorbeelden:
a) Voorbeelden van fasen waarin betrokkenheid plaatsvindt, zijn
i) het vaststellen van de aanpak voor mitigatie en
ii) de beoordeling van de effectiviteit van de risicobeperking,
b) met betrekking tot de aard van de betrokkenheid kunnen de voorbeelden betrekking hebben op participatie, raadplegingen en/of informatie,
c) met betrekking tot de frequentie van de betrokkenheid kan informatie worden verstrekt over de vraag of de betrokkenheid regelmatig plaatsvindt, op bepaalde momenten van een project of bedrijfsproces, bijvoorbeeld wanneer een nieuw oogstseizoen begint of een nieuwe productielijn wordt geopend, en of deze plaatsvindt op grond van wettelijke vereisten en/of op verzoek van belanghebbenden, en of het resultaat van de betrokkenheid wordt meegenomen in de besluitvormingsprocessen van de onderneming, en
d) met betrekking tot de rol met operationele verantwoordelijkheid, of de onderneming eist dat de betrokken werknemers over bepaalde vaardigheden beschikken of dat zij hen bijscholing of capaciteitsopbouw aanbiedt met het oog op de betrokkenheid.
AR 20. Globale kaderovereenkomsten dienen om een duurzame relatie tot stand te brengen tussen een multinationale onderneming en een internationale vakbondsfederatie, om ervoor te zorgen dat de onderneming in elk land waar zij actief is, dezelfde normen naleeft.
AR 21. Om te illustreren hoe de standpunten van de werknemers van de onderneming bepaalde beslissingen of activiteiten van de onderneming hebben beïnvloed, kan de onderneming voorbeelden uit de huidige verslagperiode aanhalen.
AR 22. Als de onderneming overeenkomsten heeft gesloten met nationale, Europese of internationale vakbonden of ondernemingsraden met betrekking tot de rechten van personen onder haar werknemers, kan dit worden vermeld om te illustreren hoe de overeenkomst de onderneming in staat stelt inzicht te krijgen in de standpunten van deze personen.
AR 23. Voor zover mogelijk kan de onderneming voorbeelden uit de verslagperiode geven om te illustreren hoe de standpunten van haar werknemers en werknemersvertegenwoordigers bepaalde beslissingen of activiteiten van de onderneming hebben beïnvloed.
AR 24. Bij het voldoen aan deze informatieverplichting moet de onderneming rekening houden met de volgende aspecten:
a) de aard van de betrokkenheid (bijvoorbeeld informatie, raadpleging of medezeggenschap) en de frequentie (bijvoorbeeld doorlopend, per kwartaal, per jaar),
b) hoe feedback wordt verzameld en meegenomen in de besluitvorming en in hoeverre personen onder het personeel van de onderneming worden geïnformeerd over de wijze waarop hun feedback beslissingen heeft beïnvloed,
c) of de participatieactiviteiten plaatsvinden op organisatieniveau of op een lager niveau, bijvoorbeeld op locatie- of projectniveau, en in het laatste geval, hoe de informatie over participatieactiviteiten wordt gecentraliseerd,
d) de middelen (bijvoorbeeld financiële of personele middelen) die aan de betrokkenheid worden toegewezen, en
e) hoe het personeel van de onderneming en de werknemersvertegenwoordigers worden betrokken bij de gevolgen die de vermindering van de CO2-uitstoot en de overgang naar milieuvriendelijkere en klimaatneutrale activiteiten kunnen hebben voor het personeel van de onderneming, met name wat betreft herstructurering, verlies of creatie van banen, opleiding en bijscholing, gendergelijkheid en sociale rechtvaardigheid, en gezondheid en veiligheid.
AR 25. In verband met paragraaf 24 kan de onderneming ook de volgende informatie over diversiteit verstrekken:
a) hoe zij kwetsbare of beschermingsbehoeftige personen betrekt (bijvoorbeeld of zij bepaalde benaderingen hanteert en bijzondere aandacht besteedt aan mogelijke belemmeringen),
b) hoe zij rekening houdt met mogelijke belemmeringen voor de integratie van personen in haar personeelsbestand (bijvoorbeeld taal- en cultuurverschillen, onevenwichtigheden tussen geslacht en bevoegdheden, verdeeldheid binnen een gemeenschap of groep),
c) hoe het zijn werknemers begrijpelijke informatie verstrekt die via geschikte communicatiekanalen toegankelijk is,
d) eventuele belangenconflicten onder zijn werknemers en de manier waarop de onderneming deze belangenconflicten heeft opgelost, en
e) hoe het bedrijf probeert de mensenrechten van alle betrokken belanghebbenden te respecteren, bijvoorbeeld hun recht op privacy, het recht op vrije meningsuiting en het recht op vreedzame bijeenkomsten en protesten.
AR 26. De onderneming kan ook informatie verstrekken over de effectiviteit van de procedures voor het betrekken van haar werknemers uit eerdere verslagperioden. Dit geldt in gevallen waarin de onderneming de effectiviteit van deze procedures heeft geëvalueerd of daaruit lessen heeft getrokken in de huidige verslagperiode. De procedures voor het volgen van de effectiviteit kunnen interne of externe audits of beoordelingen, effectbeoordelingen, meetsystemen, feedback van belanghebbenden, klachtenmechanismen, externe prestatiebeoordelingen en benchmarks omvatten.
Voorbeelden uit de praktijk
Voorbeelden uit de praktijk
Voorbeelden dienen alleen als indicatie van hoe andere ondernemingen tot nu toe aan hun rapportageverplichting hebben voldaan. Gecontroleerde ESRS-rapporten zijn nog niet beschikbaar. Er is geen garantie voor juistheid en volledigheid.
S1-2 – Belangenbehartiging
Belangenbehartiging van werknemers
Het management verbindt zich tot een transparant informatiebeleid ten opzichte van de officiële werknemersvertegenwoordigers. Op verschillende locaties zijn er lokale ondernemingsraden die de belangen van de werknemers vertegenwoordigen in overeenstemming met de nationale arbeidswetgeving in verschillende landen. Deze vertegenwoordigers hebben zetels en stemrecht in de relevante organen om de belangen van het personeel te vertegenwoordigen. Op alle locaties zijn er ook vakbondsvertegenwoordigers die de belangen van de werknemers behartigen, met uitzondering van één locatie in Afrika. Regelmatige en veelzijdige communicatie met de werknemers en hun vertegenwoordigers zorgt voor een goed begrip van de bedrijfsstrategie, de doelstellingen, de prestaties, de marktomstandigheden, de financiële situatie en de bedrijfsrichtlijnen en contractvoorwaarden. Deze informatie wordt via verschillende kanalen doorgegeven, bijvoorbeeld via onboarding-evenementen, mededelingen, interne e-mails en berichten.
Commissie voor gezondheid en veiligheid op het werk
In gevallen waarin commissies voor veiligheid en gezondheid op het werk wettelijk verplicht zijn, bestaan er formele overeenkomsten met de werknemersvertegenwoordigers. Alle medewerkers zijn vertegenwoordigd in deze commissies, die op locatieniveau actief zijn. Elke locatie is verantwoordelijk voor het opzetten en in stand houden van deze commissies. De frequentie van de vergaderingen, de vaststelling van de agenda en de samenstelling van de vertegenwoordigers worden bepaald door de verantwoordelijken van de betreffende locatie en georganiseerd in overleg met de vakbondsvertegenwoordigers.