ESRS-norm

De term "beleid" is synoniem met de term "concept", die wordt gebruikt in de Duitse versie van de ESRS-norm.

7. De onderneming moet haar concepten met betrekking tot aspecten van het ondernemingsbestuur vermelden en toelichten hoe zij haar ondernemingscultuur bevordert.

8. Het doel van deze informatieverplichting is inzicht te verschaffen in de mate waarin de onderneming beschikt over concepten voor het identificeren, beoordelen, beheren en/of verbeteren van haar wezenlijke effecten, risico's en kansen met betrekking tot aspecten van bedrijfsvoering. Daarnaast moet inzicht worden verschaft in de aanpak van de onderneming met betrekking tot de bedrijfscultuur.

9. De in lid 7 vereiste informatie omvat de wijze waarop de onderneming haar bedrijfscultuur tot stand brengt, ontwikkelt, bevordert en evalueert.

10. De in lid 7 vereiste informatie heeft betrekking op de volgende punten in verband met de concepten van de onderneming met betrekking tot aspecten van het ondernemingsbestuur:

a) een beschrijving van de mechanismen voor het vaststellen, melden en onderzoeken van bezorgdheid over onwettig gedrag of gedrag dat in strijd is met zijn gedragscode of soortgelijke interne regels, en of het rekening houdt met de rapportage van interne en/of externe belanghebbenden.
b) Indien de onderneming niet beschikt over een beleid ter bestrijding van corruptie of omkoping dat in overeenstemming is met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie (127), geeft zij dit aan en verklaart zij of zij van plan is een dergelijk beleid in te voeren, en vermeldt zij in voorkomend geval het tijdschema daarvoor.
c) Hoe de onderneming klokkenluiders beschermt, met inbegrip van:
- i. details over de inrichting van interne meldingskanalen voor klokkenluiders, met inbegrip van de vraag of de onderneming haar eigen werknemers informatie en opleiding ter beschikking stelt, alsmede informatie over de aanwijzing en opleiding van werknemers die dergelijke meldingen ontvangen.
- ii. maatregelen ter bescherming van eigen werknemers die klokkenluiders zijn tegen vergeldingsmaatregelen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving ter uitvoering van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad (128).
d) Indien de onderneming niet beschikt over beleid ter bescherming van klokkenluiders (129), geeft zij dit aan en vermeldt zij of zij van plan is dergelijk beleid in te voeren, en geeft zij in voorkomend geval het tijdschema daarvoor aan.
e) Naast de procedures voor het opvolgen van meldingen van klokkenluiders in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving ter uitvoering van Richtlijn (EU) 2019/1937, of de onderneming beschikt over procedures om incidenten in verband met het bedrijfsbeheer, met inbegrip van gevallen van corruptie en omkoping, onmiddellijk, onafhankelijk en objectief te onderzoeken.
f) Indien van toepassing, of de onderneming beleid heeft met betrekking tot dierenwelzijn.
g) Het beleid van de onderneming inzake interne opleidingen op het gebied van bedrijfsbeheer, met inbegrip van de doelgroep, de frequentie en de omvang ervan.
h) De functies binnen de onderneming die het meest kwetsbaar zijn voor corruptie en omkoping.

11. Ondernemingen die onderworpen zijn aan wettelijke vereisten krachtens nationale wetgeving ter uitvoering van Richtlijn (EU) 2019/1937 of gelijkwaardige wettelijke vereisten met betrekking tot de bescherming van klokkenluiders, kunnen aan de informatieverplichting van lid 10, onder d), voldoen door te verklaren dat zij aan deze wettelijke vereisten onderworpen zijn.

Toepassingsvereisten (AR)

AR 1. Bij het vaststellen van haar informatie overeenkomstig lid 7 kan de onderneming rekening houden met de volgende aspecten:

a) de aspecten van de bedrijfscultuur waarmee de bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen rekening houden en die zij bespreken, en de frequentie waarmee dit gebeurt,
b) de belangrijkste thema's die in het kader van de bedrijfscultuur worden bevorderd en gecommuniceerd,
c) de wijze waarop de leden van de bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen van de onderneming richtsnoeren verstrekken ter bevordering van een bedrijfscultuur, en
d) specifieke stimulansen of instrumenten voor het eigen personeel om de bedrijfscultuur te bevorderen en te ondersteunen.

Voorbeelden uit de praktijk

Voorbeelden dienen alleen als indicatie van hoe andere ondernemingen tot nu toe aan hun informatieplicht hebben voldaan. Gecontroleerde ESRS-rapporten zijn nog niet beschikbaar. Er is geen garantie voor juistheid en volledigheid.

G1-1 – Beleid voor bedrijfsvoering en bedrijfscultuur

Gedragscode en ethische richtlijnen

Onze gedragscode en interne richtlijnen vormen de basis van onze bedrijfscultuur. Ze bieden houvast en bevorderen een manier van werken die is gebaseerd op integriteit, verantwoordelijkheid en het gemeenschappelijke doel om ethische bedrijfspraktijken te waarborgen. Als wereldwijd opererend bedrijf zijn we ons bewust van de verstrekkende gevolgen van ons handelen. Daarom verbinden wij ons ertoe om de principes van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) inzake fundamentele rechten en de richtlijnen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) voor multinationale ondernemingen in onze processen te integreren. Wij zien erop toe dat onze activiteiten en praktijken de waardigheid, rechten en het welzijn van alle mensen in onze waardeketen respecteren en bevorderen.

Anti-corruptie- en anti-omkopingsbeleid

Ons anti-corruptie- en anti-omkopingsbeleid vormt een aanvulling op onze wereldwijde gedragscode en definieert minimumnormen om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsactiviteiten op ethische en integere wijze worden uitgevoerd. Dit beleid is erop gericht om naleving van de geldende anticorruptiewetgeving, zowel nationaal als internationaal, te waarborgen. Het definieert duidelijk wat onder omkoping, corruptie en ongepaste betalingen wordt verstaan en legt vast welk gedrag als aanvaardbaar wordt beschouwd.

Bovendien zijn het geven en ontvangen van geschenken en het aanvaarden of aanbieden van uitnodigingen of gastvrijheid onderworpen aan speciale goedkeuringsvereisten. Afhankelijk van de waarde van deze geschenken is een goedkeuring vereist, die wordt verleend via een speciale registratietool. Voor elke nationale dochteronderneming hebben we landspecifieke drempelwaarden vastgesteld om transparantie en naleving te garanderen.

Klokkenluidersbeleid

Om onze ethische principes te versterken, hebben we een transparant en open meldingssysteem ingevoerd. Dit systeem stelt ons in staat om overtredingen van de wet vroegtijdig op te sporen, snel te handelen en onze bedrijfsprocessen en ons interne controlesysteem voortdurend te verbeteren. Het klokkenluiderssysteem is een centraal onderdeel van onze compliancecultuur en dient uitsluitend ter bevordering van regelconform gedrag – het is geen systeem voor bestraffing of sancties.

Klokkenluiders genieten uitgebreide bescherming door strikte vertrouwelijkheid en een verbod op druk of represailles. Dit wordt extra gewaarborgd door een vrijwillige bedrijfsovereenkomst. Via een digitaal platform bieden we een veilig en anoniem kanaal dat voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van vertrouwelijkheid en bescherming van de identiteit. Hierdoor blijven zowel de integriteit van ons bedrijf als de rechten van de klokkenluiders te allen tijde gewaarborgd.

Onze compliance-organisatie en controlemechanismen

We hebben een onafhankelijke compliance-afdeling opgericht die rechtstreeks onder het management valt en binnen de hele groep actief is. Deze afdeling is onderverdeeld in verschillende gespecialiseerde teams die elk verantwoordelijk zijn voor specifieke compliance-gebieden. Door middel van duidelijke verantwoordelijkheden en vervangingsregelingen zorgen we ervoor dat te allen tijde aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan.

Onze compliance-organisatie omvat teams die zich bezighouden met algemene naleving van regels, preventie van financiële en juridische overtredingen en naleving van sancties en embargo's. Elk team wordt geleid door gekwalificeerde experts die toezien op de naleving en implementatie van de betreffende voorschriften.

Mechanismen voor risicobewaking en preventie van wangedrag

De compliance-afdeling speelt een centrale rol bij het identificeren, melden en onderzoeken van mogelijke overtredingen van geldende wetten en interne richtlijnen. We hebben een uitgebreid systeem van richtlijnen, processen en controlemechanismen geïmplementeerd dat wangedrag in een vroeg stadium opspoort, de nodige maatregelen neemt en, indien nodig, de bevoegde autoriteiten informeert. We besteden bijzondere aandacht aan het voorkomen van corruptie en omkoping. Hiervoor hebben we duidelijke maatregelen en procedures ingevoerd die zijn gebaseerd op transparantie en verantwoordelijkheid, om onethisch gedrag te voorkomen en een cultuur van integriteit te bevorderen.

Dit artikel is machinaal vertaald. Bij fouten kunt u contact opnemen met [email protected].