ESRS-norm
ESRS-norm
51. De onderneming moet haar procedure voor het vaststellen van haar effecten, risico's en kansen en voor het analyseren van de materialiteit daarvan vermelden.
52. Het doel van deze informatieverplichting is inzicht te verschaffen in de procedure die de onderneming hanteert om effecten, risico's en kansen te identificeren en de materialiteit ervan te analyseren, teneinde een basis te verkrijgen voor het bepalen van de informatie in haar duurzaamheidsverslag (zie ESRS 1 hoofdstuk 3 en de bijbehorende toepassingsvereisten, waarin de vereisten en principes voor de procedure voor het vaststellen en beoordelen van materiële effecten, risico's en kansen volgens het principe van dubbele materialiteit zijn vastgelegd).
53. De onderneming vermeldt het volgende:
a) Een toelichting op de methoden en aannames die in de beschreven procedure worden gebruikt.
b) Een overzicht van de procedure voor het identificeren, beoordelen, prioriteren en monitoren van de potentiële en daadwerkelijke effecten van de onderneming op mens en milieu op basis van de procedure van de onderneming voor het nakomen van haar zorgplicht, met inbegrip van de vraag of en hoe de procedure:
i. zich richt op specifieke activiteiten, zakelijke relaties, geografische omstandigheden of andere factoren die leiden tot een verhoogd risico op negatieve effecten.
ii. rekening houdt met de effecten waarbij de onderneming betrokken is door haar eigen activiteiten of zakelijke relaties.
iii. overleg omvat met de betrokken belanghebbenden om na te gaan hoe zij kunnen worden beïnvloed, alsook met externe deskundigen.
iv. negatieve effecten prioriteert op basis van hun relatieve ernst en waarschijnlijkheid (zie ESRS 1, paragraaf 3.4, Materialiteit van de effecten) en, indien van toepassing, positieve effecten op basis van hun relatieve omvang, reikwijdte en waarschijnlijkheid prioriteert en vaststelt welke duurzaamheidsaspecten materieel zijn voor de rapportage (met inbegrip van de kwalitatieve of kwantitatieve drempels en andere criteria die worden gebruikt overeenkomstig ESRS 1, paragraaf 3.4, Materialiteit van de effecten).
c) Een overzicht van de procedure voor het identificeren, beoordelen, prioriteren en monitoren van risico's en kansen die financiële effecten hebben of kunnen hebben. De informatie omvat gegevens over het volgende:
i. Hoe de onderneming rekening heeft gehouden met de verbanden tussen haar effecten en afhankelijkheden en de risico's en kansen die uit deze effecten en afhankelijkheden kunnen voortvloeien.
ii. Hoe de onderneming de waarschijnlijkheid, omvang en aard van de effecten van de geïdentificeerde risico's en kansen beoordeelt (bijvoorbeeld de kwalitatieve of kwantitatieve drempelwaarden en andere criteria die worden gebruikt in overeenstemming met ESRS 1, paragraaf 3.5 Financiële materialiteit).
iii. Hoe de onderneming duurzaamheidsrisico's prioriteert ten opzichte van andere soorten risico's, met inbegrip van het gebruik van instrumenten voor risicobeoordeling.
d) Een beschrijving van het besluitvormingsproces en de daarmee samenhangende interne controleprocedures.
e) De omvang en wijze van integratie van het proces voor het identificeren, beoordelen en beheren van effecten en risico's in het algemene risicobeheerproces van de onderneming en het gebruik ervan voor de beoordeling van het algemene risicoprofiel en de risicobeheerprocedures van de onderneming.
f) Indien van toepassing, de omvang en de wijze waarop het proces voor het identificeren, beoordelen en beheren van kansen is geïntegreerd in de algemene beheerprocedure van de onderneming.
g) De gebruikte inputparameters (bijv. gegevensbronnen, omvang van de geregistreerde transacties en gedetailleerdheid van de aannames).
h) Of en hoe de procedure is gewijzigd ten opzichte van de vorige verslagperiode, wanneer de procedure voor het laatst is gewijzigd en de data voor de volgende herzieningen van de materialiteitsanalyse.
Toepassingsvereisten (AR)
Toepassingsvereisten (AR)
Er zijn geen specifieke AR voor deze informatieverplichting.
Voorbeelden uit de praktijk
Voorbeelden uit de praktijk
Voorbeelden dienen alleen als indicatie van hoe een informatieverplichting tot nu toe door andere ondernemingen is gerapporteerd. Gecontroleerde ESRS-rapporten zijn nog niet beschikbaar. Er is geen garantie voor juistheid en volledigheid.
IRO-1 – Beschrijving van de procedure voor het identificeren en beoordelen van de materiële effecten, risico's en kansen
In 2024 heeft de onderneming het proces van dubbele materialiteitsanalyse uitgevoerd in overeenstemming met de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Het doel was om de belangrijkste duurzaamheidsthema's voor de onderneming te ontwikkelen in overeenstemming met de ESRS-normen. Het proces omvatte het opstellen van de waardeketen, het definiëren en prioriteren van de relevante belanghebbenden en het identificeren en beoordelen van belangrijke effecten, risico's en kansen waarmee rekening moet worden gehouden in het kader van de duurzaamheidsverslaglegging. Vanaf maart 2024 werd een voorlopige analyse van bestaande documenten uitgevoerd. Het uitgangspunt voor de verdere evaluatie was de longlist van potentiële thema's uit ESRS 1.
In een eerste stap werd een benchmark- en peeranalyse uitgevoerd, waarbij de duurzaamheidsverslagen en online-informatie van concurrenten werden onderzocht. De resultaten werden gebruikt om potentiële effecten, risico's en kansen voor het bedrijf te identificeren.
De waardeketen vormde de basis voor het identificeren van effecten, risico's en kansen. De analyse van de voor- en achterliggende waardeketen vond plaats op vier niveaus:
Upstream/toeleveringsketen: onderzoek naar de hulpbronnen en inputs die nodig zijn voor de productie en exploitatie van kerncomponenten. Hiertoe behoren grondstoffen, energiebronnen, apparatuur en dienstverleners.
Kernprocessen: analyse van de belangrijkste kerncompetenties om efficiënte bedrijfsprocessen te garanderen.
Productgebruik: beoordeling van het nut van de producten en diensten voor eindklanten en hun invloed op de markt en de samenleving.
Einde levensduur: onderzoek naar de processen en effecten aan het einde van de levensduur van de producten, inclusief verwijdering en recycling.
Om de volledigheid en vakkundigheid te waarborgen, werden interne experts bij het proces betrokken.
De waardeketen diende ook als kader voor het identificeren van de belanghebbenden. Daarbij werd rekening gehouden met zowel interne als externe belanghebbendengroepen in de hele waardeketen. In overeenstemming met de vereisten van de ESRS werden zowel de betrokken belanghebbenden als de gebruikers van de duurzaamheidsverslagen geanalyseerd.
In een workshop werden de potentiële effecten op de waardeketen en de effecten van het bedrijf op het milieu en de samenleving gevalideerd, geïdentificeerd en deels direct beoordeeld. De workshop was gebaseerd op een voorafgaande analyse van potentiële effecten op basis van de in 2024 uitgevoerde waardeketenanalyse.
In overeenstemming met de ESRS-vereisten werd rekening gehouden met verschillende soorten effecten, waaronder feitelijke en potentiële, positieve en negatieve effecten die worden veroorzaakt of beïnvloed door de bedrijfsactiviteiten in de hele waardeketen.
Alle materiële effecten werden weergegeven in een brutoanalyse. Daarbij werden de effecten beoordeeld zonder rekening te houden met bestaande strategieën, maatregelen en doelstellingen. Voor elk geïdentificeerd effect werd bepaald aan welk deel van de waardeketen het kan worden toegewezen. De lijst met onderwerpen van de ESRS, inclusief subonderwerpen, werd gebruikt voor de identificatie.
Tijdens de workshop werd de beoordelingsprocedure gepresenteerd en werden open vragen beantwoord. Bij de beoordeling van de materialiteit werd onderscheid gemaakt tussen positieve en negatieve effecten en tussen daadwerkelijke en potentiële effecten. De ESRS specificeert dat voor daadwerkelijke negatieve effecten de ernst van de effecten (omvang, reikwijdte, onomkeerbaarheid) relevant is. Bij positieve effecten zijn de omvang en reikwijdte doorslaggevend. Voor potentiële effecten werd bovendien rekening gehouden met de waarschijnlijkheid dat ze zich zullen voordoen.
In overleg met het hoofd Investor Relations en ESG werd een drempelwaarde van 2,5 vastgesteld. Duurzaamheidsthema's op het gebied van milieu (E1-E5) en governance (G1) werden als materieel beoordeeld als ze een score van minimaal 2,5 behaalden. Bij potentiële negatieve effecten op de mensenrechten kreeg de ernst voorrang boven de waarschijnlijkheid van optreden. Daarom werden sociale effecten (S1-S4) als essentieel beoordeeld als ze een score van 4 of 5 kregen voor omvang, reikwijdte en/of onomkeerbaarheid.
De beoordeling vond plaats voor de korte, middellange en lange termijn. Na de eerste workshop met het ESG-team, waarin de effecten werden geïdentificeerd, gevalideerd en beoordeeld, vond een laatste controle en aanvulling van de resultaten plaats.
In een vervolgworkshop werd de financiële materialiteit van de geïdentificeerde risico's en kansen bepaald. De volgende factoren werden in aanmerking genomen:
Afhankelijkheden: (potentiële) risico's/kansen als gevolg van afhankelijkheden van hulpbronnen
Effecten: (potentiële) risico's/kansen als gevolg van de gevolgen
Transversale controle: andere potentiële risico's/kansen door externe factoren (wetgeving, markt, technologieën).
De beoordelingsmethodiek werd vastgesteld op basis van het risicobeheermodel van de onderneming. Ook hier werd een brutoanalyse uitgevoerd, d.w.z. dat bestaande tegenmaatregelen om risico's te beperken niet in aanmerking werden genomen. De financiële gevolgen van de geïdentificeerde risico's en kansen werden gecategoriseerd en beoordeeld volgens de LEAP-methode (Taskforce on Nature-related Financial Disclosures, TNFD) en het Carbon Disclosure Project (CDP). De beoordeling vond ook plaats voor de korte, middellange en lange termijn.
Betrokkenheid van belanghebbenden
Om de resultaten van de dubbele materialiteitsanalyse te valideren, werd een uitgebreide stakeholderbetrokkenheid uitgevoerd. Voor elk essentieel ESRS-thema werden gerichte vragenlijsten voor de respectieve stakeholdergroepen opgesteld. Het doel was om de respondenten alleen te confronteren met onderwerpen die voor hen relevant waren.
De selectie van de stakeholders vond systematisch plaats op basis van de volgende criteria:
Betrokkenheid: in hoeverre wordt de stakeholdergroep beïnvloed door de activiteiten van de onderneming?
Belang: welke belangstelling toont de groep voor de activiteiten en rapportages van de onderneming?
Invloed: optioneel: welke invloed heeft de groep op het bedrijf?
De geprioriteerde stakeholdergroepen ontvingen specifieke vragenlijsten die waren afgestemd op hun relevantie en expertise. In totaal werden vijf vragenlijsten ontwikkeld voor vier verschillende stakeholdergroepen:
De enquête werd voornamelijk kwantitatief uitgevoerd door middel van online vragenlijsten. De enquête onder het management werd gedeeltelijk gemodereerd door de CFO, CEO en ESG-verantwoordelijken. Dit versterkte de samenwerking en bouwde kennis op. De medewerkers werden onderverdeeld in Duitsland en Oost-Europa, omdat bepaalde onderwerpen, zoals cao-onderhandelingen, specifiek van toepassing waren op Duitsland.
De resultaten van de dubbele materialiteitsanalyse werden verwerkt in een managementoverzicht voor de raad van bestuur en tijdens een vergadering gepresenteerd. Open vragen werden besproken en opgehelderd.
Sjablonen
Sjablonen
Processtappen van materialiteit
